После чтения вы сможете
- разделить публичные материалы и закрытые документы
- создать понятную структуру папок
- настроить доступ без редактирования
- вовремя архивировать и удалять старые версии
Разделите материалы на три зоны
Рабочее портфолио можно показывать по ссылке. Документы доступны только семье. Временные материалы конкретного проекта удаляются или архивируются после завершения задачи.
| Зона | Что внутри | Кому доступна |
|---|---|---|
| Рабочая | Анкета, актуальные фото, визитка, разрешённые сцены | Проверенным получателям по ссылке |
| Закрытая | Договоры, согласия, документы, реквизиты | Родителю и ответственному взрослому |
| Проектная | Текст, самопробы, переписка, вызывной лист | Только на время конкретного проекта |
Какая структура папок не требует объяснений?
Названия должны отвечать на два вопроса: чей это файл и для какой задачи он нужен.
Ребёнок / 01 Рабочее портфолио / 02 Кастинги / 2026-08 Название проекта / 03 Завершённые проекты / 04 Документы — закрыто.
Не создавайте копию всего портфолио под каждый отклик. Храните одну актуальную рабочую версию, а в проектной папке — только материалы, записанные специально под роль.
Как настроить доступ по ссылке?
Получатель должен видеть только нужную папку, иметь право просмотра и не получать доступ к соседним семейным материалам.
- Создайте отдельную рабочую папку.
- Включите просмотр без редактирования.
- Откройте ссылку в приватном окне браузера.
- Проверьте, какие имя и аватар владельца видны.
- После завершения задачи закройте временный доступ.
Перед отправкой используйте полный чек-лист из статьи об отправке материалов на кастинг.
Нужна ли резервная копия?
Важные исходники и подписанные документы должны существовать минимум в двух независимых местах, одно из которых не зависит от случайного удаления общей папки.
Резервная копия не обязана быть публично доступна. Подойдёт защищённый семейный диск или второе хранилище под контролем родителя. Проверяйте не только наличие копии, но и возможность открыть файлы.
Как не запутаться в версиях?
Добавляйте к рабочим файлам дату или понятный статус: Anna_Petrova_videovizitka_2026-08.mp4. В основной папке оставляйте одну актуальную версию, а старые переносите в архив. Названия final2 и самое новое перестают работать через неделю.
Где хранить документы проекта?
Договор, согласие, реквизиты и документы ребёнка не должны лежать в папке, которую семья отправляет на кастинги.
- Отдельная закрытая папка на каждый подтверждённый проект.
- Подписанные версии не заменяются черновиками.
- В названии есть проект, тип документа и дата.
- Доступ не выдаётся через общую ссылку на портфолио.
- После проекта сохраняются только документы с понятной дальнейшей целью.
Когда удалять материалы и закрывать доступ?
Закрывайте временные ссылки после окончания отбора, удаляйте дубли и ненужные копии документов, а перед удалением проекта проверяйте обязательства по договору.
Если вы отправили материалы неподходящему получателю, закройте ссылку, смените её при необходимости и сохраните переписку. Если передавались документы или чувствительные данные, письменно уточните порядок их удаления.
Аудит хранения за десять минут
- Откройте рабочую ссылку в приватном режиме.
- Удалите из неё документы и личные фотографии.
- Оставьте только актуальные версии.
- Проверьте права просмотра.
- Закройте старые проектные ссылки.
- Убедитесь, что важные документы имеют резервную копию.
- Запишите дату следующего короткого аудита.
Частые вопросы
Можно ли хранить портфолио в одной общей ссылке?
Да, если в папке находятся только рабочие материалы и доступ открыт лишь на просмотр. Документы и семейный архив должны быть отделены.
Нужно ли ставить пароль на каждое видео?
Не всегда. Важнее ограничить состав папки, права доступа и круг получателей. Для чувствительных материалов можно использовать отдельную временную ссылку или пароль, переданный другим каналом.
Как часто удалять старые файлы?
Проводите короткий аудит перед новым сезоном откликов и после завершения проекта. Старые рабочие версии можно перенести в архив, а временные копии и ненужные документы удалить.
Где хранить договоры и согласия?
В закрытой папке проекта, доступной только родителю и при необходимости второму ответственному взрослому. Не кладите их рядом с публичными фотографиями.
Рабочий комплект
Соберите публичную часть портфолио
Когда закрытая и рабочая зоны разделены, можно спокойно обновить анкету, фотографии и видео.
Перейти к портфолио